Учимся писать!

или

Базовый курс делового сетикета

«Здравствуйте, ваше резюме рассмотрено кадровым отделом на вакансию зам. руководителя. З/п от 65000 — 150000

Запись на собеседование с генеральным директором (фамилия, имя, отчество) по тел. XXXXXXXXXXX — звонить строго с 9.30 до 11.00»

Вот такой «перл» делового предложения я получил на днях по электронной почте от кадровой службы одной из столичных компаний. Письмо процитировано полностью и дословно с сохранением всех особенностей изложения. (Понятно, что по этическим соображениям, именные данные руководителя предприятия, телефон, а также именные данные и обратный адрес электронной почты отправителя письма остались скрытыми от взора читателей.) Думаю, комментарии излишни! Предполагаю, что подобная входящая корреспонденция пестрит не только в моём ящике электронной почты, но и в ящиках многих компаний и частных лиц. Итак, рассмотрим основные постулаты сетикета.

Сетикет (нетикет) — сетевой этикет, этикет электронной почты или правила написания электронного письма.

Конечно, электронная почта — быстрый способ связи, но это не значит, что отношение к написанию электронного письма должно быть небрежным. Если слова достаточно важны для того, чтобы быть написанными, тогда они также важны, чтобы быть написанными правильно — грамотно, стильно, красиво! Как и в любом общении, следует уважать реципиента, используя корректные обращения и формулировки, не допускать «флейма» (сообщений, отсылаемых в состоянии гнева, аффекта и плохого настроения).

Подчиняясь общепринятым нормам деловой переписки, сетикет, как и другие составляющие бизнес-этикета, формирует имидж компании и конкретного должностного лица.

Заполнение полей электронного письма

При оформлении электронного письма в обязательном порядке внимательно и с педантичной аккуратностью следует заполнить поля:

1. «Тема»: чёткая краткая формулировка основной мысли сообщения

2. «Кому»: e–mail 1-го адресата

3. «Копия»: e–mail 2-го адресата

4. «Скрытая копия»: e–mail адресата скрытого от 1-го и 2-го адресатов

5. «Важность письма»: (при необходимости)

Структура электронного письма

1. «Шапка» письма:

A. Данные адресанта (отправителя)

B. Адресация письма — данные адресата (получателя)2. Приветствие и (или) обращение

3. Преамбула

4. Основной текст

5. Заключение (и прощание)

6. Приложения

7. Личная подпись и контакты адресанта

8. Ссылка на сайт компании

9. Логотип (при необходимости)

10. Постскриптум (при необходимости)

«Шапка» письма

Кегль шрифта «шапки» письма, обычно, на 1 — 2 единицы меньше, чем кегль в основном тексте письма.

Данные адресанта

Логотип предприятия
Название предприятия
Исходящий регистрационный номер письма и дата регистрации
Адрес, телефон, факс
Адрес электронной почты

Данные адресанта располагаются в верхней части листа (окна) по его ширине или в левом верхнем углу письма. Указание данных адресанта в шапке электронного письма не является обязательным, но желательно.

Адресация письма — данные адресата

Должность адресата (в дательном падеже)
Название предприятия
Фамилия и инициалы адресата (в дательном падеже), печатаются прописными буквами

Данные адресата располагаются в правом верхнем углу письма, выделяются жирным шрифтом. Например:

Генеральному директору

ЗАО «ФЛАГМАН»

ПЕТРОВУ В.И.

или:

Генеральному директору

ЗАО «ФЛАГМАН»

господину ПЕТРОВУ

Обращение

Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый(ая) + [имя + отчество адресата]!». Обращение располагается под «шапкой», выравнивается по центру листа (или окна) по горизонтали и выделяется жирным шрифтом и курсивом. В деловом электронном письме, как правило, используется форма: «Добрый день, уважаемый(ая) + [имя + отчество адресата]!». Например:

Добрый день, уважаемый Василий Иванович!

Примечания:

В обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» — некорректно.
Следует выбирать только одну из форм обращения: «Уважаемый + [имя + отчество]!» либо «Господин + [фамилия]!» и «Господин + [должность]!». Например:

Уважаемый Василий Иванович!

или

Уважаемый господин Петров!

Господин президент!

Обращения к массовому адресату:

Господа!

Уважаемые коллеги!

Многоуважаемые ветераны!

P.S. Обращения «Дамы и господа!» и «Уважаемые господа!» — тавтология.

Преамбула

Преамбула — первый абзац, в котором кратко излагается цель и суть письма или поднимаемой в письме проблемы.

При написании электронного письма, обращаясь к незнакомому лицу, прежде чем перейти к сути вопроса автору письма следует представиться.

Основной текст

Основной текст излагается в 2-х — 4-х абзацах. Составляющие основного текста:

изложение истории вопроса или описание сложившейся ситуации
выражение адресантом личных мыслей, умозаключений и чувств по поводу указанной ситуации

Заключение

Заключение — это краткое резюмирование всего написанного и логическое завершения письма.

Как правило, в заключении излагается просьба о конкретных действиях или предложение варианта разрешения проблемы.

Способы завершения делового письма

До свидания! С уважением,